DIAGRAM ISHIKAWA

Dr. Kaoru Ishikawa seorang ilmuwan Jepang, merupakan tokoh kualitas yang telah memperkenalkan user friendly control, Fishbone cause and effect diagram, emphasised the ‘internal customer’ kepada dunia.

Ishikawa juga yang pertama memperkenalkan 7 (seven) quality tools: control chart, run chart, histogram, scatter diagram, pareto chart, and flowchart yang sering juga disebut dengan “7 alat pengendali mutu/kualitas” (quality control seven tools).

Diagram Fishbone dari Ishikawa menjadi satu tool yang sangat populer dan dipakai di seluruh penjuru dunia dalam mengidentifikasi faktor penyebab problem/masalah. Diagram “tulang ikan” ini dikenal dengan cause and effect diagram. Kenapa Diagram Ishikawa juga disebut dengan “tulang ikan”?…..ya memang kalau diperhatikan rangka analisis diagram Fishbone bentuknya ada kemiripan dengan ikan, dimana ada bagian kepala (sebagai effect) dan bagian tubuh ikan berupa rangka serta duri-durinya digambarkan sebagai penyebab (cause) suatu permasalahan yang timbul.

Dari gambar di atas terlihat bahwa faktor penyebab problem antara lain (kemungkinan) terdiri dari : material/bahan baku, mesin, manusia dan metode/cara. Semua yang berhubungan dengan material, mesin, manusia, dan metode yang “saat ini” dituliskan dan dianalisa faktor mana yang terindikasi “menyimpang” dan berpotensi terjadi problem. Ingat,..ketika sudah ditemukan satu atau beberapa “penyebab” jangan puas sampai di situ, karena ada kemungkinan masih ada akar penyebab di dalamnya yang “tersembunyi”. Bahasa gaulnya, jangan hanya melihat yang gampang dan nampak di luar. Ishikawa mengajarkan kita untuk melihat “ke dalam” dengan bertanya “mengapa?……mengapa?…dan mengapa?”. Hanya dengan bertanya “mengapa” beberapa kali kita mampu menemukan akar permasalahan yang sesungguhnya.

Dengan menerapkan diagram Fishbone ini dapat menolong kita untuk dapat menemukan akar “penyebab” terjadinya masalah khususnya di industri manufaktur dimana prosesnya terkenal dengan banyaknya ragam variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan. Apabila “masalah” dan “penyebab” sudah diketahui secara pasti, maka tindakan dan langkah perbaikan akan lebih mudah dilakukan. Dengan diagram ini, semuanya menjadi lebih jelas dan memungkinkan kita untuk dapat melihat semua kemungkinan “penyebab” dan mencari “akar” permasalahan sebenarnya.

Kaoru Ishikawa ilmuwan yang banyak menyumbangkan pemikiran di bidang manajemen kualitas ini lahir pada tahun 1915 di Tokyo, Jepang. Alumni teknik kimia Universitas Tokyo ini ingin merubah konsep pemikiran manusia tentang bekerja. Ishikawa mengurai secara rinci prinsip plan-do-check-act W.Edward Deming, sang kreator P-D-C-A menjadi;

1. Plan-P

- Tentukan gol dan target

- Tentukan cara/metode mencapai gol

2. Do-D

- Terlibat dalam pendidikan dan pelatihan

- Implementasi pekerjaan

3. Check-C

- Cek akibat dari implementasi

4. Act-A

- Mengambil tindakan yang sesuai

Bagaimana menggunakan Diagram Fishbone?

Ya….inilah bagian yang paling penting. Ishikawa san telah menciptakan ide cerdas yang memampukan setiap orang atau organisasi/perusahaan menyelesaikan masalah sampai ke akarnya. Kumpulkanlah beberapa orang yang mempunyai pengalaman dan keahlian memadai menyangkut problem yang terjadi. Semua anggota tim memberikan pandangan dan pendapat dalam mengidentifikasi semua pertimbangan mengapa masalah tersebut terjadi. Kebersamaan sangat diperlukan di sini, juga kebebasan memberikan pendapat dan pandangan setiap individu.

Ini tentu bisa dimakhlumi, manusia mempunyai keterbatasan dan untuk mencapai hasil maksimal diperlukan kerjasama kelompok yang tangguh. Masalah-masalah klasik di industri manufaktur seperti: stok berlebih yang mengakibatkan kerugian besar, keterlambatan proses produksi, tingkat defect (cacat) produk yang tinggi, mesin produksi yang sering mengalami trouble, output lini produksi yang tidak stabil yang berakibat kacaunya plan produksi, produktivitas yang tidak mencapai target, complain pelanggan yang terus berulang, dan segudang masalah besar dan rumit lainnya.

Kaoru Ishikawa yang juga penggagas konsep implementation of quality circles ini sangat percaya pentingnya dukungan dan kepemimpinan dari manajemen puncak (top management) dalam suatu organisasi/perusahaan didukung oleh kerjasama tim (teamwork) yang solid. Selesaikanlah suatu masalah sampai ke akar-nya sampai tuntas agar masalah yang sama tidak terulang lagi di masa yang akan datang.

ANALISIS PIECES

Berikut ini adalah contoh hasil analisa terhadap sistem informasi akademik perguruan tinggi XYZ dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Effiency, Services).

Analisis Performance / Kinerja

Masalah Kinerja terjadi ketika tugas – tugas yang dijalankan oleh sistem mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang dilaksanakan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata- rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

Melihat dari pengertian diatas, SIA yang ada di dalam PT XYZ telah memiliki kinerja yang baik karena telah dapat memberikan waktu tanggap yang cepat kepada User (mahasiswa, dosen, dll) yang membutuhkan informasi dan juga dapat menghasilan / produksi informasi dengan cepat ketika user-user membutuhkan informasi.

Analisis Information / Informasi

Informasi merupakan komoditas yang penting bagi pemakai akhir. SIA yang ada dalam PT ZYX telah menghasilkan informasi yang baik. Karena Informasi yang dihasilkan telah dapat memenuhi keinginan dari pengguna dan juga dapat mengatasi masalah – masalah yang ada. Informasi yang ada ini pun dapat dimanfaatkan oleh pihak internal atau pihak external.

Pihak internal, adalah pihak yang langsung terkait seperti mahasiswa yang ingin registrasi atau mengubah jadwal atau pun ingin melihat jadwal perkuliahan yang di butuhkan atau diperlukan oleh siswa. Dosen yang dapat melihat jadwal mengajar atau siswa – siswa yang termasuk dalam kelas yang di ajar.

Pihak External, adalah pihak yang tidak terkait langsung tapi dapat memanfaatkan sistem informasi tersebut. Dalam contoh ini, orang tua. Orang tua dapat melihat SIA tersebut melalui internet. Seperti Staf pengajar (nama –nama dosen), mata kuliah per semester yang ditawarkan atau juga nilai yang dapat dilihat melalui internet untuk pengawasan dari orang tua.

Analisis Economic / Ekonomi

Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu lembaga. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya yang murah. SIA pada PT XYZ mempunyai biaya yang relatif murah tetapi dapat mempunyai hasil kerja yang baik.

Contoh, biaya yang di keluarkan untuk jaringan pemakaian peralatan – peralatan dan juga penyewaan ISP masih cukup relevan dengan hasil yang diharapkan. Jaringan komputer yang menghubungkan suatu gedung dengan gedung yang lain dapat menghemat waktu untuk pengambilan file – file yang tersebar penyimpanannya atau juga hubungan dari kantor pusat dengan kantor – kantor yang cabang yang dapat terhubung dengan cepat melalui intenet. Harga – harga yang masih cukup terjangkau untuk pembelian peralatan seperti Server

, PC, Switch., dll.

Analisis Control / Kontrol

Tugas – tugas dari SIA perlu di monitor dan dibetulkan jika ditemukan adanya kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem dan menjamin keamanan data.

SIA di PT XYZ telah memilii kontrol yang baik, walaupun hal ini tidak menjamin SIA tersebut 100% aman. Setiap orang yang melakukan Akses ke dalam sistem SIA harus memiliki password untuk menjaga keamanan. Memiliki Hak akses yang bertingkat, mulai dari level terendah sampai dengan level tertinggi.

Untuk pengaman keluarpun SIA telah menggunakan sistem firewall yang dan juga backup data yang terus menerus dilakukan. Untuk menghindari kehilangan data jika terjadi serangan ke dalam oleh pihak luar. Seperti melalui internet.

Analisis Effiency / Efisiensi

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan dengan pemborosan yang minimal. Oleh karena itu, masalah efisiensi membutuhkan peningkatan output / hasil. SIA di PT XYZ telah memiliki efisiensi yang baik, karena sistem yang ada telah dapat di daya gunakan dengan baik dan juga telah dapat menghasilkan output seusai dengan yang diharapkan.

Seperti pemakaian jaringan yang efisien, walaupun untuk membangun jaringan yang mendukung SIA tersebut membutuhkan Biaya, pikiran dan tenaga dari pihak lembaga.

Pelayanan informasi yang cepat tanpa mengurangi hasil yang ingin di capai, dapat menunjukkan bahwa SIA yang ada dapat digunakan secara efisien.

Analisis Services / Pelayanan

Pelayanan yang ditingkatkan, untuk meningkatkan kepuasan mahasiswa, karyawan atau pimpinan, dll. SIA di PT XYZ telah memberikan layanan yang baik kepada mahasiswa, karyawan atau pimpinan. Mahasiswa yang dapat melakukan sistem registrasi jarak jauh sehingga memudahkan mahasiswa. Dosen yang dapat melihat Mata kuliah yang di tawarkan melalui Website atau pimpinan yang dapat melihat berapa banyak jumlah siswa yang registrasi.

Pelayanan yang baik dapat mencermikan suatu lembaga itu baik atau tidak baik, sehingga pelayanan harus juga diperhitungkan secara baik.